Hướng dẫn sử dụng MS Project - Phần A: Quản lý thời gian dự án - Lương Đức Long

Nội dung text: Hướng dẫn sử dụng MS Project - Phần A: Quản lý thời gian dự án - Lương Đức Long

1. Hướng dẫn sử dụng MS Project Phần A: Quản lý thời gian dự án GIỚI THIỆU (INTRODUCTION OF MS PROJECT) PHẦN 1: HƯỚNG DẪN NHANH SỬ DỤNG MICROSOFT PROJECT PHẦN II: TỐI ƯU HOÁ TIẾN ĐỘ THI CÔNG PHẦN III: THEO DÕI DỰ ÁN (TRACKING PROGRESS) Tác giả: TS. Lương Đức Long Đại học Bách Khoa TPHCM Khoa Kỹ Thuật Xây Dựng. Bộ Môn Thi Công. TS. Lương Đức Long - ĐHBK TPHCM TRANG 1/39
2. Hướng dẫn sử dụng MS Project Phần A: Quản lý thời gian dự án $ VÍ DỤ MINH HOẠ : Cho một dự án xây dựng tháp nước với các công tác và thời gian hoàn thành được ấn định như sau: STT Tên công tác Công tác đứng Thời gian Số công trước hoàn thành nhân thực hiện 1 Khoan giếng - 4 3 2 Lắp đặt hệ thống điện Sau khi (1) bắt 3 6 đầu 2 ngày 3 Thi công đào đất - 5 4 4 Tập kết vật tư - 2 4 5 Thi công trạm bơm 1 3 6 6 Lắp đặt ống dẫn 3 7 3 7 Nền móng 3 4 5 8 Gia công bể 4 4 6 9 Lắp đặt bơm 2,3,5 2 4 10 Lắp dựng tháp và bể 7,8 6 4 a) Yêu cầu: lập tiến độ thi công cho dự án trên với yêu cầu nhân lực tham gia mỗi ngày không vượt quá 20 người b) Thực tế, các công tác trong dự án trên còn có một số ràng buộc như sau: 1. Công tác Lắp dựng tháp và bể chứa chỉ có thể tiến hành sau khi công tác Nền móng đã được hoàn thành ít nhất 3 ngày. 2. Công tác Lắp đặt bơm chỉ có thể hoàn thành khi công tác Lắp đặt ống dẫn hoàn thành ít nhất 1 ngày. 3. Công tác Nền móng có thể thực hiện sau khi công tác đào đất tiến hành được 3 ngày. Yêu cầu: điều chỉnh lại tiến độ với các ràng buộc trên. TS. Lương Đức Long - ĐHBK TPHCM TRANG 3/39
3. Hướng dẫn sử dụng MS Project Phần A: Quản lý thời gian dự án 1. MÀN HÌNH KHỞI ĐỘNG MICROSOFT PROJECT 2000 Title bar Menu bar Standard and Formatting toolbars (thanh tiêu đề) (Thanh thực đơn) (Các thanh công cụ định dạng chuẩn) View bar A view (Thanh quan sát) (Vùng quan sát) TS. Lương Đức Long - ĐHBK TPHCM TRANG 5/39
4. Hướng dẫn sử dụng MS Project Phần A: Quản lý thời gian dự án * Tạo tập tin dự án - Trên thanh Toolbar, chọn New -> MP2002 sẽ tạo ra 1 tập tin và 1 hộp thoại Project Information xuất hiện - Ta chỉ có thể chọn ngày bắt đầu (Start Date) hoặc ngày kết thúc (Finish Date).Mặc định là chọn ngày bắt đầu, nếu muốn chọn ngày kết thúc dự án làm mốc thì chọn nút mũi tên của Schedule Form và chọn Project Finish Date. - Trên hộp thoại Start Date, nhấp vào nút mũi tên -> Một bảng lịch xuất hiện - > chọn ngày bắt đầu cho dự án - Nhấp vào 2 mũi tên 2 bên góc để thay đổi tháng và năm bắt đầu dự án - Nhấn OK để đóng hộp thoại Information * Nhập (hoặc thay đổi) các thông tin về dự án: Trong menu File, chọn Properties -> Xuất hiện hộp thoại Properties - Nhấp vào Summary - Trong hộp Title, gõ tên dự án - Trong hộp thoại Subject, gõ chủ đề dự án - Trong hộp Author, gõ tên tác giả lập kế hoạch - Trng hộp Maneger, gõ tên nhà quản lý dự án - Trong hộp Company, gõ tên công ty * Lưu giữ tập tin thực hiện (Save a File) - Trên thanh Standar, nhấp nút Save - Trong hộp Name , gõ tên dự án TS. Lương Đức Long - ĐHBK TPHCM TRANG 7/39
5. Hướng dẫn sử dụng MS Project Phần A: Quản lý thời gian dự án Xem lại tổng quát lịch làm việc: 5. NHẬP DỮ LIỆU CHO CÁC CÔNG TÁC CỦA DỰ ÁN 1ss+2 TS. Lương Đức Long - ĐHBK TPHCM TRANG 9/39
6. Hướng dẫn sử dụng MS Project Phần A: Quản lý thời gian dự án • Nhập tên các công việc (Task name) - Gõ tên các công việc vào và nhấn Enter • Nhập thời gian thực hiện các công việc (Duration): Mỗi công tác phải có 1 thời lượng (Duartion)- đó chính là lý do mà MP2002 cho mặc nhiên giá trị 1 day (1d) cho mỗi công tác mới nhập. Thời lượng thực hiện các công việc có thể được nhập là minutes, days, hours,weeks với các chữ như 1m,1h,1d,1w. • Nhập dạng Elapsed Duration ( thêm chữ e đứng trước - ed, em, ew, emo) : thì MP sẽ coi như ngày nghỉ không ảnh hưởng đến công tác ( dùng cho công tác bảo dưỡng bêt tông chẳng hạn thì ngày nghỉ chũ nhật cũng là 1 ngày tính toán và không bị kéo dài vô lý). VD: Công tác bảo dưỡng bêtông cột 2 ngày=> Nhập Duration 2ed. • Đổi tên công việc, trong bảng Entry nhấp vào tên công tác gõ tên mới vào • Liên kết các công tác (Link Tasks) : Vào cột Predecessor nhập số thứ tự các công tác đứng trước. MP2000 cung cấp 4 mối quan hệ để dùng để nối kết giữ a các công tác o FS (Finish to Start): 1 công tác không thể bắt đầu trước khi công tác đứng trước nó kết thúc. VD: Khi xây dựng 1 ngôi nhà- ta phải đào móng, tiếp đó đổ bêtông lót, sau đó làm móng o SS (Start to Start): 2 công tác cùng bắt đầu tại 1 thời điểm VD: Bắt đầu lợp ngói nhà bếp, bắt đầu đặt thảm trong phòng khách o FF (Finish to Finish) 2 công tác kết thúc cùng 1 thời điểm o SF (Start to finish) 2 công tác bắt đầu cùng thời điểm o Tuy nhiên trong thực tế, các mối quan hệ giữa các công tác phức tạp hơn 4 mối quan hệ đã nêu VD: Công tác (a) bắt đầu được 2 ngày thì công tác (b) bắt đầu => Nhập Predecessor của công tác (b) là (a)SS+2 o VD khác (a) SS+25%; (a)FS+2d; (a)FS-1d • Chèn thêm 1 công việc mới vào danh sách TS. Lương Đức Long - ĐHBK TPHCM TRANG 11/39
7. Hướng dẫn sử dụng MS Project Phần A: Quản lý thời gian dự án • Tạo ra nguồn nhân lực - Trên thanh View, chọn Resource Sheet - Trên Resource Sheet, trong trường Resource Name gõ tên nguồn nhân lực Ví dụ: Thợ xây, thợ ống nước, thợ điện, giám sát, thợ cốp pha - Trong cột Type chọn nguồn lực là Work (dùng cho con người, thiết bị) còn Material (dùng cho vật tư) - Trong cột Initial, MP2000 mặc định cung cấp cho ta những chữ cái đầu nguồn lực, ta có thể sữa theo ý muốn - Trong cột Group, nếu bạn muốn thể hiện nguồn nhân lực này thuộc phòng ban nào thì gõ tên phòng ban đó VD: Phòng kỹ thuật, - Trong cột Max Unit gõ vào số đơn vị nhân lực tối đa. VD: Nhập 20 CN • Tạo ra nguồn lực dạng máy móc thiết bị - Tương tự như nguồn lực dạng nhân lực (vì máy móc và con người đều cùng một Type là Work • Tạo ra nguồn lực dạng vật tư - Trong Resource Sheet nhấp vào ô trong cột Resource Name - Gõ tên nguyên vật liệu sử dụng. VD : Gỗ, Sơn nước, Gạch men, - Trong cột Type nhấn chọn Material • Nhập mức chi trả cho nguồn lực - Trong Resource Sheet, trong cột Std Rate nhập giá chi trả cho nguồn lực VD: 1.2 USD/ h - Cột Ovt Rate nhập mức chi trả làm ngoài giờ VD 1.4 USD/h - Nếu nguồn lực được tính trên chi phí của một lần sử dụng thì nhập vào Cost/ Use - Ơû cột Accrue At, nhập vào cách tính tích lũy chi phí (Start: Toàn bộ chi phí được tính tại thời điểm đầu, End-> thời điểm cuối, Prorated-> được phân phối theo thời gian công việc được thực hiện) • Phân bổ nguồn lực đến các công việc - Dùng Entry, nhập trực tiếp vào cột Resource Name. Chú ý phải nhập đúng quy cách VD: CN[4] - Hoặc dùng Assign Resource trên thanh Standard - Thời lượng (Duration)- đơn vị (Unit)- khối lượng công việc( Work) Duration* Units= Works TS. Lương Đức Long - ĐHBK TPHCM TRANG 13/39
8. Hướng dẫn sử dụng MS Project Phần A: Quản lý thời gian dự án 7. XEM BIỂU ĐỒ TÀI NGUYÊN - Vào View/ Chọn Resource Graph. - Nhấp vào viểu tượng Resource Graph ở thanh tiêu đề đứng bên trái ( Thanh View Bar). TS. Lương Đức Long - ĐHBK TPHCM TRANG 15/39
9. Hướng dẫn sử dụng MS Project Phần A: Quản lý thời gian dự án 9. XEM CÁC THÔNG SỐ CỦA MỖI CÔNG TÁC TRONG TIẾN ĐỘ - Tiến độ đạ lập được MP 2000 mặc định là các công tác đều khởi sớm. - Start : ngày bắt đầu của các công tác (ứng với TH lập tiến độ- khởi sớm, khởi muộn, trường hợp khác) - Finish: ngày kết thúc các công tác - Late Start, Late Finish: Khởi muộn, kết muộn - Free Slack: Dự trữ riêng phần - Total Slack: Dự trữ toàn phần. - Công tác Găng có dự trữ riêng phần và dự trữ toàn phần bằng 0. TS. Lương Đức Long - ĐHBK TPHCM TRANG 17/39
10. Hướng dẫn sử dụng MS Project Phần A: Quản lý thời gian dự án Xem Tiến độ chưa hiệu chỉnh và đã hiệu chỉnh theo tài nguyên trên cùng một biểu đồ: Vào View/ Chọn More Views/ Chọn Leveling Gantt. Trên màn hình có xuất hiện một số công tác bị trượt (Shifted) so với vị trí ban đầu để làm cho ràng buộc tài nguyên sử dụng trong mỗi ngày <= 20 CN TS. Lương Đức Long - ĐHBK TPHCM TRANG 19/39
11. Hướng dẫn sử dụng MS Project Phần A: Quản lý thời gian dự án 12. CÔNG TÁC CHÍNH VÀ NHÓM CÁC CÔNG TÁC CON TS. Lương Đức Long - ĐHBK TPHCM TRANG 21/39
12. Hướng dẫn sử dụng MS Project Phần A: Quản lý thời gian dự án - Trên menu Insert nhấn New Task - Nhấp vào ô mới, gõ tên công tác tóm tắt (Summary). VD: Công tác Giai đoạn xây dựng sẽ là công tác tóm lược của các công tác đã cho - Chọn tô đen những công tác muốn tóm lược vào công tác Summary và bấm nút Indent. • Muốn xoá bỏ cấu trúc phân cấp, ta chọn các công tác con nằm trong, chọn Outdent TS. Lương Đức Long - ĐHBK TPHCM TRANG 23/39
13. Hướng dẫn sử dụng MS Project Phần A: Quản lý thời gian dự án TAB HEADER – GHI ĐẦU ĐỀ TAB PRINT PREVIEW – XEM TRƯỚC KHI IN TS. Lương Đức Long - ĐHBK TPHCM TRANG 25/39
14. Hướng dẫn sử dụng MS Project Phần A: Quản lý thời gian dự án Dùng Resource Leveling để tối ưu hoá với mức tài nguyên Max.Units chỉ là 20 CN. TS. Lương Đức Long - ĐHBK TPHCM TRANG 27/39
15. Hướng dẫn sử dụng MS Project Phần A: Quản lý thời gian dự án lớn khi gặp dự án dài ví dụ 3 ngày/ 1đơn vị, 1tuần/1đơn vị ) B5- Mở Word nếu muốn dán vào Word (Hoặc mở Acad nếu muốn dán vào Acad) B6- Trong ứng dụng vừa mở (Word) chọn Paste => Ta sẽ có Gantt trong Word B7- Làm tương tự với Resource Graph => Ta sẽ có 2 khung nhìn trên 1 ứng dụng với tỉ lệ đã chọn. Ví dụ: In 2 khung nhìn trong Word với thời gian tự chọn từ ngày 4/01/2003 đến 29/01/03 05 Jan '03 12 Jan '03 19 Jan '03 26 Jan '03 ID Task Name Duration Start Finish 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 Bắt đầu 0 days Sat 04/01/03 Sat 04/01/03 04/01 2 Khoan giếng 4 days Mon 06/01/03 Thu 09/01/03 cn[3] 3 Hệ thống điện 3 days Wed 08/01/03 Fri 10/01/03 cn[6] 4 đào đầt 5 days Mon 06/01/03 Fri 10/01/03 cn[4] 5 Vận chuyển vật tư 2 days Mon 06/01/03 Tue 07/01/03 cn[4] 6 Xây dựng trạm bơm 3 days Fri 10/01/03 Tue 14/01/03 cn[6] 7 Lắp đặt ống thoát nước 7 days Mon 13/01/03 Tue 21/01/03 cn[3] 8 Nền móng 4 days Mon 13/01/03 Thu 16/01/03 cn[5] 9 Gia công bể chứa 4 days Wed 08/01/03 Mon 13/01/03 cn[6] 10 Lắp đặt máy bơm 2 days Wed 15/01/03 Thu 16/01/03 cn[4] 11 Tháp và bể chứa 6 days Wed 22/01/03 Wed 29/01/03 cn[ 12 Hoàn thành 0 days Wed 29/01/03 Wed 29/01/03 29 05 Jan '03 12 Jan '03 19 Jan '03 26 Jan '03 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 30 25 20 15 10 5 Peak Units : 11 11 19 19 22 20 14 12 12 3 3 3 4 4 4 4 4 4 cn Overallocated: Allocated: TS. Lương Đức Long - ĐHBK TPHCM TRANG 29/39
16. Hướng dẫn sử dụng MS Project Phần A: Quản lý thời gian dự án - Clear leveling: Xoá cân đối tài nguyên cho toàn bộ dự án. Để thực hiện lệnh này chúng ta phải nằm trong Gantt Chart. - Level now: cân đối. Ví dụ: Thực hiện lại bài " Hệ thống giếng bơm nước" với mức giới hạn tài nguyên là 12 người. Yêu cầu tìm thời gian ngắn nhất để hoàn thành dự án này? Số Tên công tác Thời Công tác Số nhân hiệu gian đứng trước công /ngày 1 Khoan giếng. 4 - 3 2 Vận chuyển vật tư. 2 - 4 3 Đào đất. 5 - 4 4 Hệ thống điện. 3 - 6 5 Xây dựng trạm bơm. 6 1 6 6 Gia công bể chứa. 4 2 6 7 Nền móng. 4 3 5 8 Lắp đặt hệ thống cấp nước. 6 3 3 9 Lắp đặt máy bơm 2 3,4, 5 4 10 Lắp đặt tháp và bể 6 6, 7 4 chứa. Kết quả là Tg=15d, CN cần sử dụng lớn nhất là 20. Nếu giới hạn tài nguyên là 12 người. TS. Lương Đức Long - ĐHBK TPHCM TRANG 31/39
17. Hướng dẫn sử dụng MS Project Phần A: Quản lý thời gian dự án Dự án 2, sử dụng chung tài nguyên với dự án 1 Sau đó gán tài nguyên Mở New Window ta có, 1 khung nhìn hỗn hợp 2 dự án ( cách tạo cửa sổ hỗn hợp sẽ trình bày sau) TS. Lương Đức Long - ĐHBK TPHCM TRANG 33/39
18. Hướng dẫn sử dụng MS Project Phần A: Quản lý thời gian dự án PHẦN III: THEO DÕI DỰ ÁN (TRACKING PROGRESS) Bài tập: Tracking Progress (Phần A- Schedule) Cho dự án xây dựng " Hệ thống trạm bơm nước" có các mối quan hệ, sử dụng tài nguyên CN, giá tài nguyên CN trong giờ là 1USD/H, ngoài giờ là 2USD/H Chi phí thực hiện dự án là Tình trạng của dự án: Sau 8 ngày làm việc thực sự ( tức đến cuối ngày 12/08) Ta nhận thấy các thông tin sau- Công tác (2),(3),(4),(5) đã thực hiện đúng tiến độ ban đầu và không thay đổi thời lượng. Công tác (6) khởi công trễ 1 ngày và chỉ mới làm được 33%. Công tác (7) khởi công đúng thời điểm và hoàn thành được 50%. Công tác (8) khởi công trễ 2 ngày(làm việc thực) và hoàn thành 10%. Công tác (9) chưa khởi công. Sau dó dùng lệnh Reschedule để cập nhật các phần việc chưa làm về sau ngày Reschedule ( Các công tác nào đáng ra phải không công trước ngày TS. Lương Đức Long - ĐHBK TPHCM TRANG 35/39
19. Hướng dẫn sử dụng MS Project Phần A: Quản lý thời gian dự án Để rút ngắn thời lượng dự án bằng cách làm ngoài giờ chẳng hạn, biết giá trong giờ Std. Rate của CN là 1USD/1H, giá ngoài giờ ovt. Rate là 2USD/1H. Ta cần chọn công tác nào có chi phí rút ngắn bằng cách làm ngoài giờ ít nhất phải Sort theo Total Slack Từ đó nhận thấy chọn công tác (11- Tháp và bể chứa) để rút ngắn là kinh tế nhất. Ta cho công tác này làm 2 ca => giờ làm thêm là 3*4*8=96 h. Bằng cách cho về khung nhìn Gantt Chart quen thuộc TS. Lương Đức Long - ĐHBK TPHCM TRANG 37/39
20. Hướng dẫn sử dụng MS Project Phần A: Quản lý thời gian dự án Về lại màn hình Gantt Chart/ Table Variance để xem xét sự sai lệnh của ngày hoàn thành dự án. Ta nhận thấy tình trạng chậm trễ của dự án đã được giải quyết và thời gian hoàn thành của dự án đúng thời hạn. Nhưng lưu ý chi phí cho việc này là 1456-1360= 96 USD nên được so sánh với tiền phạt khi chậm một ngày tiến độ đã ký ban đầu. Nếu nhỏ hơn thì ta chọn phương án đúng thời hạn, nếu lớn hơn thì chọn phương án chậm trễ chịu phạt không làm ngoài giờ (vì chi phí làm ngoài giờ nhiều hơn chi phí bị phạt). Một hình thức cập nhật khác dùng theo dõi Master Program cho CĐT thường được cập nhật với các công tác mô tả thời gian kéo dài. Ví dụ bên dưới là một hình thức quản lý theo dõi và cập nhật tiến độ ở mức độ tổng quát dự án. Tiến độ ban đầu ID CONG TAC so ngay bat dau ket thuc 2008 2009 2010 09 11 01 03 05 07 09 11 01 03 05 07 09 11 01 41 TIẾN ĐỘ THI CÔNG 750 days Fri 09-11-07 Fri 27-11-09 42 Thi côn g Gói thầu số 01: Thi công Cọc k hoan 130 days Fri 09-11-07 Mon 17-03-089-11 17-03 43 Thi côn g Gói thầu số 02: Thi công Tầng hầm 240 days Tue 18-03-08 Wed 12-11-08 18-03 12-11 44 Thi côn g Gói thầu số 03: Thi công KT-KC 330 days Thu 13-11-08 Thu 08-10-09 13-11 08-10 45 Thi công gói thầu số 04: Thi công cơ điện 370 days Thu 13-11-08 Tue 17-11-09 13-11 17-11 46 Thi côn g Nội thất tầng 14-1 5 120 days Tue 21-07-09 Tue 17-11-09 21-07 17-11 47 Thi công GCLD Thang máy 90 days Thu 20-08-09 Tue 17-11-09 20-08 17-11 48 Tổng kiểm tra vận hành và bàn giao công trình 10 days Wed 18-11-09 Fri 27-11-09 18-11 27-11 Tiến độ cập nhật ID CONG TA C so ngay bat dau ket thuc Baseline Baseline uary July January July January July January Start Fin ish 11 20 29 07 16 24 04 13 21 30 08 19 28 06 15 24 04 41 TIẾN ĐỘ THI CÔNG 801 days Fri 09-11-07 Sun 17-01-10 Fri 09-11-07 Fri 27-11-09 09-11 17-01 42 Thoi gian bat dau khac biet 11 days Fri 09-11-07 Mon 19-11-07 NA NA 09-11 19-11 43 Thi công Gói thầu số 01: Thi công 132 days Tue 20-11-07 Sun 30-03-08 Fri 09-11-07 Mon 17-03-08 20-11 30-03 Cọc khoan. (Hop Dong 130 ngay, nhung Nha Thau hop dong chi 132) 44 Thoi gian keo dai goi thau 1 ( 32 days Mo n Thu 01-05-08 NA NA 31-03 01-05 20 ngay tuong vay, 12 ngay coc 31-03-08 nhoi) 45 Thoi gian bat dau khac biet goi 2 5 d ays Fri 02-05-08 Tue 06-05-08 NA NA 02-05 06-05 46 Thi công Gói thầu số 02: Thi công 230 days Wed 07-05-08 Mon 22-12-08 Tue 18-03-08 Wed 12-11-08 07-05 22-12 Tầng hầm (Hop Dong 240, Nhung Nha Thau hop dong 230) 47 Thoi gian keo dai du kien 11 day s Tue 23-12-08 Fri 02-01-09 NA NA 23-12 02-01 48 Thi công Gói thầu số 03: Thi công 330 days Sat 03-01-09 Sat 28-11-09 Thu 13-11-08 Thu 08-10-09 03-01 28-11 KT-KC 49 Thi công gói thầu số 04: Thi công 370 days Sat 03-01-09 Thu 07-01-10 Thu 13-11-08 Tue 17-11-09 03-01 07-01 cơ điện 50 Thi công Nội thất tầng 14-15 120 days Thu 10-09-09 Thu 07-01-10 Tue 21-07-09 Tue 17-11-09 10-09 07-01 51 Thi công GCLD Thang máy 90 days Sat 10-10-09 Thu 07-01-10 Thu 20-08-09 Tue 17-11-09 10-10 07-01 52 Tổng kiểm tra vận hành và bàn 10 days Fri 08-01-10 Sun 17-01-10 Wed 18-11-09 Fri 27-11-09 08-01 17-01 giao công trình TS. Lương Đức Long - ĐHBK TPHCM TRANG 39/39